みなさんこんにちは!

いよいよ10月から始まるマイナンバー制度。

国の本気度が伝わってきますね!

この法案、漏れる事無く税金を国民に払わせるという

意図があるのは分かりますが

民間企業にも余計な仕事を押し付けてくる結果に

なりそうですね!

本当なら行政の仕事じゃないの?と思ってしまいますが。

 

番号利用開始(2016年1月)までの対応事項とスケジュール

民間企業における番号利用開始(2016年1月)までの対応事項は、大きく以下(1)~(5)に分けられます。

  1. 番号制度対応の準備(番号制度の理解、体制整備等)
  2. 個人番号を取り扱う対象事務の明確化
  3. 個人番号を取り扱う対象事務の運用整理(個人番号の適正な取扱いルール等)
  4. 個人番号を取り扱う対象事務に係るシステムの改修
  5. 個人番号を取り扱う従業員に対する研修、周知

 

1、番号制度対応の準備(番号制度の理解、体制整備等)

まずは番号制度の概要や民間企業の位置付け・役割等について、正しい内容を把握し、理解を深めることが必要です。

例えば、個人番号は「限られた事務の範囲内のみ」で利用できることを確認しておく必要があります。民間企業は従業員等の個人番号を収集する必要があり、収集した個人番号は従業員一人ひとりを一意に識別できるため、「個人番号で従業員情報を管理すれば便利だ」と考える民間企業の担当者がいるかもしれません。

しかし、民間企業が個人番号を取り扱うことができるのは「給与事務、法定調書作成等の事務(個人番号関係事務)」のみであるため、注意が必要です。

その他、民間企業が理解しておくべき事項について、内閣官房のホームページ内の「よくある質問(FAQ)4・民間事業者における取扱いに関する質問」に掲載されているので、一度確認することをお勧めします。

また、番号制度が導入されると給与や経理等、個人番号関係事務に関わる部署において個人番号を取り扱うことになります。このような関係部署が中心となって、個人番号への対応を進めることになると考えられますが、従業員から個人番号を取得する等、組織全体へ影響するものであるため、個人番号対応やそのための準備組織を企業内においてオーソライズしておくことが重要になります。

 

民間企業が個人番号を取り扱う具体的な対象事務としては、以下のようなものが挙げられます。民間企業では健康保険組合、企業年金事業者等と協議の上、このような対象事務の範囲を明確化することがまず必要になります。なお、民間企業が行政機関等から個人番号利用事務の委託を受けた場合はこの限りではありません。

  • 従業員の給与所得の源泉徴収票作成
  • 報酬等の支払調書作成
  • 健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届作成等

ここで、手続によって、個人番号を記載する書類の提出タイミングが異なる点について、注意が必要です。具体的には、「給与所得の源泉徴収票」については、番号利用開始後における最初の提出期限は「2017年1月末」です。一方、報酬等の支払調書、健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得届等については、2016年1月の番号利用開始後からすぐに個人番号を記載することが必要となります。

 

2、個人番号を取り扱う対象事務の運用整理(個人番号の適正な取扱いルール等)

前述の「2.個人番号を取り扱う対象事務の明確化」における事務について、具体的に民間企業でどのような処理を行うのか、そのために現行の業務運用のどのように変更するのかなどを整理することが必要になります。ここで最も大きな影響があると想定されるのは、従業員等の個人番号を取得・管理することに伴って、特定個人情報の適正な取扱いが求められる点です。

1.個人番号取得時の「利用目的の明示」

番号法に特段の規定がない限り、個人番号を含む特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。したがって、個人番号を取得する際には、個人情報保護法第18条※1の規定に基づいて、対象者本人に利用目的を通知、又は公表することが必要となります。

※1:個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、または公表しなければならない。

また、個人情報保護法第16条※2の規定に基づいて、ある特定の目的で取得した個人番号は、その目的でのみ利用可能であり、同じ民間企業内で行う事務であっても、その他の事務で利用することはできません。

ここで注意すべきポイントは、個人情報保護法ではあらかじめ「本人の同意」を得ることによって当初の目的を超えた利用が認められますが、特定個人情報については認められていない点です。なぜなら、番号法は個人情報保護法等に対して上書きするような形で特別法として制定されており、その中で特定個人情報については、番号法別表第一あるいは地方公共団体の条例で定めた事務以外へ利用することを禁止しているからです。

※2:個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

 

民間企業は複数の事務で個人番号を取り扱うことになることを踏まえると、初めから個人番号を取得する複数の利用目的をまとめて従業員等に通知または公表しておくことが望ましいでしょう。なお、従業員等への具体的な通知・公表方法として、ガイドライン素案では、「社内LANでの通知」「就業規則への明記」等が例示されています。

 

 

と、一部抜粋してみましたが非常に面倒且つ分かりづらい内容です。

個人情報の取扱いに関する注意が多いですが、

マイナンバー制度が始まるにあたり、企業の手間が増えるのは必至のようですね。

只でさえ少子高齢化でマンパワーが何処の企業も足りない中、

民間に余計な作業を押し付けてきて本当に困ったもんです(>_<)